Das Christkind ist unterwegs! Und damit die Freude an Weihnachten auch im Büro nicht zu kurz kommt, denken viele Geschäftsführungen und LeiterInnen von Unternehmen, ihren Teams eine kleine Freude zu bereiten und ihnen zu Weihnachten Geschenke zu überreichen. Doch hier fragt sich: Können diese Geschenke steuerfrei verschenkt werden, oder müssen sie versteuert werden?
Um diese Frage zu beantworten, werfen wir einen Blick auf die Regelungen im deutschen Handelsgesetzbuch (HGB), die die steuerfreien Ausgaben für betrieblich veranlasste Ausgaben festlegen. Dabei geben wir auch ein Beispiel mit Weihnachtsgeschenken, um zu veranschaulichen, wie diese Regelungen im praktischen Fall angewendet werden können.
Dieser Artikel zieht die gesetzlichen Grenzen laut HGB § 4 Nr. 12 EStG im Jahr 2022 zugrunde. Bitte beachten Sie, dass sich diese Grenzen laufend verändern können.
Betrieblich veranlasste Ausgaben
In Deutschland können Unternehmen bestimmte Ausgaben für ihre MitarbeiterInnen steuerfrei bezahlen. Diese Ausgaben stehen im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit eines Mitarbeiters und werden als "betrieblich veranlasste Ausgaben" bezeichnet. Sie sind im Handelsgesetzbuch (HGB) detailliert geregelt.
Nach § 4 Nr. 12 EStG (Einkommensteuergesetz) sprechen wir von betrieblich veranlassten Ausgaben, wenn der Arbeitgeber Kosten im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit eines Arbeitnehmers trägt oder bezuschusst. Zu den steuerfreien Ausgaben gehören zum Beispiel die
- Kosten für Arbeitsmittel wie Büromaterial und -ausstattung,
- Fahrtkostenzuschüsse,
- Kosten für die Weihnachstfeier oder Teambuildings, oder
- Fortbildungskosten.
Diese Ausgaben dürfen nicht ausschließlich der privaten Lebensführung des Mitarbeiters dienen. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise ein Firmenauto privat nutzen darf, sind die Kosten für diesen Firmenwagen als geldwerter Vorteil zu versteuern.
Ausgaben für Mitarbeitergeschenke unter 35€
Sollte der Arbeitgeber den MitarbeiterInnen ein Geschenk für private Zwecke kaufen, darf das Geschenk nicht mehr als 35 Euro pro Person und Jahr kosten. Dieser Betrag bezieht sich auf die Gesamtsumme aller Geschenke, die der Arbeitgeber dem Mitarbeiter im Laufe eines Jahres überreicht. Zudem darf es sich nicht um Geld oder Wertpapiere handeln.
Diese Obergrenze gilt auch für Geschenkkarten. Geschenkkarten, die für bestimmte Einzelhändler oder Dienstleister ausgestellt werden.
Ausgaben für Mitarbeitergeschenke über 35€
Es gibt natürlich immer die Situationen, an welchen die 35€ Obergrenze schnell überschritten werden kann. Hier fragt sich:
Der wichtigste Grundsatz als Antwort zu dieser Frage lautet: "Das Präsent muss der Beschenkte für seine beruflichen Aktivitäten nutzen können" (R 4.10 Abs. 2 Satz 4 EStR). Wenn dies der Fall ist, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern auch Geschenke machen, die über die 35€ Grenze hinausgehen.
Die Kosten hierfür kann der Arbeitgeber sowohl umsatzsteuerlich berücksichtigen als auch als Betriebsausgabe abziehen. Das Geschenk kann also steuerfrei überreicht werden, solange sie die Kriterien nach HGB erfüllen. Dazu ist es jedoch notwendig, dass das Geschenk nicht ausschließlich der privaten Lebensführung des Mitarbeiters dienen darf, sondern im Zusammenhang mit dessen beruflicher Tätigkeit steht. Es ist ebenso zu empfehlen, dass die notwendige Dokumentation für eventuelle Betriebsprüfungen sorgfältig aufbewahrt wird. Als Arbeitgeber sind Sie in der Beweispflicht.
Geldwerte Vorteile
Geldwerte Vorteile, auch als "Sachbezüge" bezeichnet, sind Vorteile, die der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer im Zusammenhang mit dessen beruflichen Tätigkeit gewährt. Dazu gehören zum Beispiel Sachleistungen wie
- Firmenwagenprogramme,
- Handys und Computersysteme, die auch privat genutzt werden dürfen, und
- zusätzliche Zahlungen wie Gratifikationen und Bonuszahlungen.
Geldwerte Vorteile unterliegen der Besteuerung und müssen vom Arbeitgeber versteuert werden. Der Arbeitnehmer muss den geldwerten Vorteil in seiner Steuererklärung angeben und die entsprechende Steuer zahlen.
Nach § 8 EStG sind geldwerte Vorteile solche Vorteile, die dem Arbeitnehmer unmittelbar oder mittelbar zufließen und die über den ohnehin geschuldeten Arbeitslohn hinausgehen.
Bewirtungsausgaben
Bewirtungsausgaben sind Ausgaben, die der Arbeitgeber für die Bewirtung von Mitarbeitern, Kunden oder Geschäftspartnern trägt. Diese Ausgaben müssen im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen und dürfen nicht ausschließlich der privaten Lebensführung des Mitarbeiters dienen. Beispiele für Bewirtungsausgaben sind
- Geschäftsessen,
- Betriebsfeiern, oder
- Catering zu Weihnachtsfeiern.
Es ist wichtig zu beachten, dass Bewirtungsausgaben und betrieblich veranlasste Ausgaben zwei unterschiedliche Arten von steuerfreien Ausgaben sind, die nach verschiedenen Regeln behandelt werden.
Im HGB gibt es verschiedene Regelungen, die die steuerfreien Bewirtungsausgaben betreffen. Einige wichtige Grundlagen für Bewirtungsausgaben im HGB sind:
- Bewirtungsausgaben müssen im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit stehen
- Bewirtungsausgaben dürfen nicht ausschließlich der privaten Lebensführung des Mitarbeiters dienen (§ 4 Nr. 13 EStG)
- Bewirtungsausgaben sind in der Regel nur dann steuerfrei, wenn sie unter den bestimmten Höchstbeträge liegen (§ 4 Nr. 12a EStG)
Für Bewirtungsausgaben, die über den Höchstbeträgen liegen, müssen Arbeitgeber die sogenannte "Bewirtungspauschale" abziehen, um die steuerpflichtigen Anteile zu ermitteln (§ 4 Nr. 12b EStG).
Für Bewirtungsausgaben im Inland beträgt die Bewirtungspauschale
- 50 Prozent, wenn die Bewirtung im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Reise steht (§ 4 Nr. 12b EStG)
- 40 Prozent, wenn die Bewirtung nicht im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Reise steht (§ 4 Nr. 12b EStG)
Für Bewirtungsausgaben im Ausland beträgt die Bewirtungspauschale
- 70 Prozent, wenn die Bewirtung im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Reise steht (§ 4 Nr. 12b EStG)
- 60 Prozent, wenn die Bewirtung nicht im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Reise steht (§ 4 Nr. 12b EStG)
Die Höchstbeträge ändern sich regelmäßig und hängen von Faktoren wie dem Ort der Bewirtung und dem Anlass ab (§ 4 Nr. 12a und 12b EStG).
Die Höchstbeträge für Bewirtungsausgaben nach § 4 Nr. 12b EStG
Die Höchstbeträge für Bewirtungsausgaben nach § 4 Nr. 12b EStG ändern sich regelmäßig und hängen von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Ort der Bewirtung und dem Anlass. Die wichtigsten für Höchstbeträge für Bewirtungsausgaben nach § 4 Nr. 12b EStG sind:
Für Bewirtungsausgaben im Inland beträgt der Höchstbetrag
- 44 Euro pro Person und Veranstaltung, wenn die Bewirtung im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Reise steht (§ 4 Nr. 12a EStG)
- 24 Euro pro Person und Veranstaltung, wenn die Bewirtung nicht im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Reise steht (§ 4 Nr. 12a EStG)
Für Bewirtungsausgaben im Ausland beträgt der Höchstbetrag
- 110 Euro pro Person und Veranstaltung, wenn die Bewirtung im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Reise steht (§ 4 Nr. 12a EStG)
- 56 Euro pro Person und Veranstaltung, wenn die Bewirtung nicht im Zusammenhang mit einer beruflich veranlassten Reise steht (§ 4 Nr. 12a EStG)
Beispiel Bewirtungsausgaben, betrieblich veranlasste Ausgaben und geldwerte Vorteile
Der Chef lädt das Team jeden Monat zum Geschäftsessen ein, um die Ziele des nächsten Monats zu besprechen. Das Geschäftsessen ist dient ausschließlich dazu, Aktionspunkte für das Unternehmen zu schaffen. Die Kosten pro Mitarbeiter für das Geschäftsessen betragen monatlich 28€.
Am Ende des Jahres will der Chef jedem Mitarbeiter ein professionelles Mikrofon für seinen Computer schenken, um beruflich, aber auch privat besser telefonieren zu können. Die Kosten für das Mikrofon betragen 33€.
Zusätzlich schüttet der Chef in der Jahreshälfte einen Bonus von 15% des Grundgehaltes für jeden MitarbeiterIn aus, im Durchschnitt €2000 pro MitarbeiterIn
Welche dieser Kosten sind steuerfrei?
Im gegebenen Beispiel würde das monatliche Geschäftsessen, das der Arbeitgeber für sein Team organisiert, als "Bewirtungsausgabe" gelten und könnte steuerfrei bezahlt werden, solange es im Zusammenhang mit der betrieblichen Tätigkeit der Mitarbeiter steht und die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
Das Geschenk, das der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern am Ende des Jahres überreichen möchte, ein professionelles Mikrofon im Wert von 33 Euro, wäre ebenfalls steuerfrei als betrieblich veranlasste Ausgabe, da es weniger als 35 Euro pro Person und Jahr kostet.
Der Bonus ist ein geldwerter Vorteil und muss als Teil der Steuerklärung einkommensversteuert werden.
