Mitarbeiterauslagen stellen für viele Unternehmen einen wesentlichen Kostenfaktor dar, sowohl im Zuge der eigentlichen Auslage, als auch im Zuge der Adminaufwände in der Bearbeitung der Auslagen. Um diese Ausgaben zu optimieren und zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Prozesse zu vermeiden, ist es sinnvoll, eine Prozesse bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen zu automatisieren und standardisieren. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Vergütung von Mitarbeiterauslagen einfach und effizient gestalten können und welche Vorteile eine solche Optimierung bietet.
Die Bedeutung von Mitarbeiterauslagen
Mitarbeiterauslagen sind Kosten, die im Zusammenhang mit der Arbeit eines Mitarbeiters entstehen und von dem Unternehmen übernommen werden müssen. Dazu gehören beispielsweise Reisekosten, Fortbildungen, Arbeitsmittel oder auch Mahlzeiten. Dabei unterscheiden sich Mitarbeiterauslagen von Mitarbeitergeschenken, welche separate steuerliche Rahmenbedingungen mit sich bringen. Mitarbeiterauslagen haben in vielen Unternehmen eine erheblichen Signifikanz in der Gewinn- und Verlustrechnung und müssen daher sorgfältig geplant und verwaltet werden.
Eine optimierte und transparente Verwaltung von Mitarbeiterauslagen reduziert Kosten und hilft Unternehmern, ihr Budget besser zu kontrollieren. Zudem trägt eine effiziente Verwaltung von Mitarbeiterauslagen bei, die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter zu steigern, da Mitarbeiter ihre Auslagen zeitnah und ohne Probleme zurückerstattet bekommen.
Wie viel Zeit die Bearbeitung von Mitarbeiterauslagen in einem Unternehmen üblicherweise benötigt, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Größe des Unternehmens, der Anzahl der Mitarbeiter, der Komplexität der Prozesse und der Verfügbarkeit von Ressourcen.
Um eine ungefähre Vorstellung davon zu bekommen, wie viel Zeit die Bearbeitung von Mitarbeiterauslagen in einem Unternehmen in Anspruch nehmen kann, können Sie folgendes Rechenbeispiel betrachten:
Wenn man bedenkt, dass ein Vollzeit-Mitarbeiter im Durchschnitt etwa 2.080 Stunden pro Jahr arbeitet, würde die Bearbeitung der Auslagen etwa 12% der Arbeitszeit eines Vollzeit-Mitarbeiters ausmachen. Wenn man davon ausgeht, dass ein Unternehmen für die Bearbeitung der Auslagen spezielle Ressourcen bereitstellt, könnte die Bearbeitung der Auslagen sogar noch mehr Zeit und Kosten in Anspruch nehmen.
Prozessschritte der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen
Die Prozessschritte bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen können je nach Unternehmen und spezifischen Anforderungen variieren. Die allgemeinen wichtigsten Schritte, die bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen zu beachten sind, bleiben jedoch in vielen Unternehmen weitgehend ähnlich:
- Einreichen: Der Mitarbeiter muss seine Auslagen einreichen, indem er eine Rechnung oder ein anderes Dokument vorlegt, um die Details der Auslage zu belegen. Dies kann manuell oder elektronisch erfolgen, zum Beispiel über die Rezeption, eine Online-Dateiablage, oder spezielle Software wie Friday Finance.
- Überprüfen: Die Auslagen müssen von einer geeigneten Person oder Abteilung überprüft werden, um sicherzustellen, dass sie den Vorgaben des Unternehmens und buchhalterischen Anforderungen entsprechen und ggf. notwendige Freigaben oder Genehmigungen vorliegen.
- Freigeben: Sobald die Auslagen überprüft und genehmigt sind, müssen sie von einer zuständigen Person freigegeben werden, damit sie für die Zahlung bereitgestellt werden können.
- Zahlen: Die Auslagen werden in der Regel über eine elektronische Zahlungsmethode, wie zum Beispiel mit einer Banküberweisung oder einer Firmenkarte, bezahlt.
- Aufbewahren: Es ist wichtig, alle Dokumente und Unterlagen im Zusammenhang mit den Auslagen sorgfältig und GoBD-konform aufzubewahren, um später Nachweise erbringen zu können und eventuelle Rückfragen beantworten zu können.
Mit diesen Schritten können Mitarbeiterauslagen reibungslos und fehlerfrei bezahlt werden, damit die Auslagen korrekt und innerhalb eines für den Mitarbeiter angemessenen Zeitraums erstattet werden (üblicherweise sind weniger als 1 Monat, also zur folgenden Gehaltszahlung, ein angemessener Zeitraum). Es ist wichtig, dass alle Beteiligten die Prozesse kennen und sich daran halten, um Verzögerungen und Fehler zu vermeiden.
Freigaben und Genehmigungen von Mitarbeiterauslagen
Bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen sind in der Regel Freigaben und Genehmigungen erforderlich, um sicherzustellen, dass die Auslagen im Einklang mit den Richtlinien und Vorgaben des Unternehmens und der Buchhaltung stehen, und dass die Zahlung von den zuständigen Personen genehmigt wurde.
Zu den Freigaben und Genehmigungen der Vergütung von Mitarbeiterauslagen gehören meistens diese drei Schritte:
- Die Freigabe des Mitarbeiters: Der Mitarbeiter bestätigt dass die Angaben und Unterlagen korrekt sind.
- Die Freigabe des Vorgesetzten: Der Vorgesetzte des Mitarbeiters stellt sicher, dass die Auslage in der Verantwortung des Vorgesetzten liegt und den Richtlinien des Departments entspricht.
- Die Genehmigung des Finanz- oder Rechnungswesens: Die Finanz- oder Rechnungswesens gibt frei, dass die Auslage im Rahmen des Budgets des Unternehmens liegt und dass die Zahlung korrekt und rechtlich einwandfrei erfolgt.
Um die notwendigen Freigaben und Genehmigungen bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen sicherzustellen, können Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen, wie zum Beispiel:
- Klare Richtlinien und Verfahren: Es ist wichtig, dass alle Beteiligten die Richtlinien und Verfahren für die Mitarbeiterauslagen Vergütung kennen und sich daran halten. Dies kann durch die Veröffentlichung von Richtlinien und Verfahren im Intranet oder durch Schulungen und Informationen für die Mitarbeiter erfolgen.
- Automatisierung von Prozessen: Die Automatisierung von Prozessen bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen kann dazu beitragen, die Freigaben und Genehmigungen zu vereinfachen und zu beschleunigen. Zum Beispiel können spezielle Software-Tools verwendet werden, um die Einreichung und Überprüfung von Auslagen zu automatisieren und die Freigaben und Genehmigungen durch die zuständigen Personen zu ermöglichen.
- Einführung von Grenzwerten: Vor allem größere Organisationen haben Schwellwerte im Einsatz, für welche zusätzliche Freigabeprozesse auf weiteren Ebenen und mit vier-Augen Prinzip notwendig werden. Ebenso führen einige fortgeschrittene Finanzteams untere Schwellwerte nach Wert und Volumen an Auslagen ein, damit in diesen Fällen Freigaben übersprungen werden und kleine Ausgaben nicht proportional hohe Administrationsaufwände erfordern.
- Regelmäßige Überprüfungen: Regelmäßige Überprüfungen der Freigaben und Genehmigungen stellen sicher, dass Mitarbeiterausgaben korrekt und effizient erfolgen. Dies kann durch interne Kontrollen oder durch Stichproben erfolgen.
Freigaben und Genehmigungen stellen sicher, dass die Auslagen korrekt und im Einklang mit den Richtlinien und Vorgaben des Unternehmens erstattet werden. Durch eine effektive Steuerung und Überwachung der Freigaben und Genehmigungen werden das Risiko von Fehlern und Verzögerungen minimiert und die Zufriedenheit und die Mitarbeitermotivation steigern.
Automatisierung von Prozessen von Mitarbeiterauslagen
Die Automatisierung von Prozessen bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen kann dazu beitragen, Zeit und Ressourcen zu sparen und Fehler zu vermeiden. Durch die Nutzung von speziellen Software-Tools können Unternehmen viele der manuellen und zeitaufwändigen Aufgaben bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen automatisieren und reduzieren.
Einige der Vorteile der Automatisierung von Prozessen bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen sind:
- Zeitersparnis: Die Automatisierung der Vergütung von Mitarbeiterauslagen hilft die Bearbeitungszeit von Auslagen zu reduzieren und manuelle Aufgaben zu eliminieren. Zum Beispiel können Software-Tools verwendet werden, die die Dateneingabe und Prüfung von Auslagen automatisieren und Freigaben und Genehmigungen durch die zuständigen Personen zu ermöglichen.
- Ressourcen-Einsparung: Die Automatisierung der Mitarbeiterauslagen Bezahlung spart Ressourcen, indem manuelle und zeitaufwändige Aufgaben eliminiert werden. Zum Beispiel können Finanztools die Auslagen Bearbeitung automatisieren und damit Bedarf an Mitarbeitern im Finanz- oder Rechnungswesen, zu reduzieren.
- Reduktion von Fehlern: Fehler können vermieden werden, indem manuelle und fehleranfällige Aufgaben automatisiert werden. Zum Beispiel können spezielle Finanzmanagement Plattformen verwendet werden, welche die Genauigkeit der Dateneingabe und die Einhaltung von Richtlinien verbessern.
- Steigerung der Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter: Durch Automatisierung von Mitarbeiterauslagen Bezahlungen steigern Unternehmen die Mitarbeiter Zufriedenheit und Motivation, da die Auslagenbearbeitung beschleunigt und vereinfacht wird.
Die Vorteile der Automatisierung von Prozessen bei der Vergütung von Mitarbeiterauslagen sind Zeitersparnis, Ressourcen-Einsparung, Fehlerreduktion und Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Spezielle Finanzmanagement-Tools und Technologien können Unternehmen die Prozesse bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen optimieren und verbessern.
Fazit — Mitarbeiterauslagen mit Friday Finance optimieren
In diesem Artikel haben wir die Bedeutung und die Prozessschritte bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen beschrieben und darüber hinaus die Wichtigkeit von Freigaben und Genehmigungen sowie die Vorteile der Automatisierung von Prozessen beleuchtet.
Zusammenfassend kann festgehalten werden, dass Mitarbeiterauslagen ein wichtiger Bestandteil von Unternehmen sind, da sie die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter steigern und gleichzeitig die Effizienz und Genauigkeit von Prozessen verbessern können.
Um die Prozesse bei der Bezahlung von Mitarbeiterauslagen zu optimieren, empfehlen wir den Einsatz von speziellen Software-Tools und Technologien wie die Finanzmanagement Plattform von Friday Finance, die die Automatisierung von Finanzprozessen ermöglicht. Diese kann Zeit und Ressourcen sparen, Fehler reduzieren und die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter zu steigern.
