Rechnungsmanagement ist ein sehr wichtiger Bestandteil jedes Unternehmens. Es erlaubt Firmen, Übersicht über Belege zu erhalten und gleichzeitig Transparenz im Unternehmen zu schaffen. Erfolgreiches Rechnungsmanagement kann nicht nur zu Kostenersparnissen führen, sondern auch einen positiven Beitrag zu Ihrer Liquiditätsplanung leisten. Was genau Rechnungsmanagement ist, welche Vorteile es mit sich bringt und wie es abläuft werden wir Ihnen in dem folgenden Artikel näher bringen.
Rechnungsmanagement - Definition und Erklärung
Allgemein gesagt handelt es sich beim Rechnungsmanagement um einen Prozess, innerhalb dessen Unternehmen Rechnungen erhalten, diese verarbeiten, überprüfen, freigeben und anschließend begleichen.
Zuständig dafür, dass dieser Prozess zuverlässig funktioniert, sind die BuchhalterInnen und FinanzmanagerInnen des Rechnungsmanagement-Teams. Warum es dafür ein eigenes Team braucht? Insbesondere die Verarbeitung der Rechnungen für ein ganzes Unternehmen kann ein recht zeitaufwendiges Unterfangen sein. Denn bei jeder Rechnung wird überprüft, ob die Ware eingegangen sind oder die Dienstleistung erfolgt ist.
Bei größeren KMUs um die 100 Mitarbeiter sind das gut und gerne zwischen 1.000 und 5.000 Rechnungen im Monat. Unternehmen, welche diesen Prozess nicht ausreichend optimieren, denen kostet eine Rechnungsbearbeitung schnell mehr als 30€ pro Rechnung.
Vorteile des Rechnungsmanagements
Rechnungsmanagement kommt mit folgenden Vorteilen für Sie und Ihr und Ihr Unternehmen:
Transparenz
Ein sauberes Rechnungsmanagement hilft Ihrem Unternehmen nicht nur dabei, rechtzeitig zu zahlen. Es ermöglicht Ihnen auch, Statistiken zu erstellen und einen genauen Überblick über Ausgaben, Käufe und genutzte Dienstleistungen zu haben.
Beispiel: Ist eine Rechnung in 60 Tagen zu bezahlen, dann hilft ein gutes Rechnungsmanagement, die Daten aus den Rechnungen auszulesen, und in die Liquiditätsplanung einzupflegen. Ebenso können buchhalterische Prozesse—etwa die Zuweisung von Buchhaltungsklassen und Steuerkonten—bereits 60 Tage im Voraus erledigt werden.
Kontrolle
Zu spät gezahlt? Dann folgen nicht selten Mahngebühren und im schlimmsten Falle sinkt die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens. Das ist ist nicht nur ärgerlich, sondern gegebenenfalls auch teuer. Wenn aber alle Rechnungen den Prozess Ihres Rechnungsmanagements durchlaufen, wird das nicht mehr passieren. Das Team hat genau im Blick, wann welche Zahlung fällig ist.
Bezahlen, was man bekommt
In der Rechnungsprüfung wird sicher gegangen, ob alle Warenlieferungen und Dienstleistungen erfolgt sind, bevor die Rechnung beglichen wird. Diese Überprüfung ist ein wichtiger Schritt, damit Sie Nachfragen stellen können, falls Waren nicht geliefert wurden oder eine Dienstleistung noch nicht erfolgt ist.
Kostenersparnisse realisieren
Ihr Finanzteam hat alle Skonto - und Zahlungsfristen im Blick und sorgt dafür, dass Geld rechtzeitig gezahlt wird. Dadurch kann Ihr Unternehmen viel Geld in den Reserven behalten. Dieses Team ist also eine sehr wichtige Ressource in Ihrem Unternehmen.
Prozessschritte im Rechnungsmanagement
Ein korrektes Rechnungsmanagement hat zahlreiche Vorteile und kann dabei helfen Kosten einzusparen. Um nachvollziehen zu können wieso dies möglich ist, muss man unter anderem verstehen, wie ein Finanzteam mit Rechnungen umgeht. Folgende Schritte sind essentiell wenn es um die Bearbeitung von Rechnungen geht:
Eingang der Rechnung
Um den Prozess in Gang zu bringen, braucht es natürlich zunächst eine Rechnung. Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie die Leistung, die auf der Rechnung steht, bereits erhalten haben. Ihr Finanzteam überprüft, ob alle Daten korrekt sind und mit eventuellen vorherigen Rechnungen übereinstimmen. So wird sichergestellt, dass die Zahlung bei der richtigen Adresse ankommt. Eine Rechnung sollte unbedingt folgende Punkte enthalten:
- Datum der Lieferung / Dienstleistung
- Kontaktdaten von Lieferant und Käufer
- alle Kaufdetails (Produkte, Dienstleistungen, Preise, Zahlungsdetails, VAT ID)
Vergessen Sie nicht die VAT ID, andernfalls kann es zu Schwierigkeiten im Vorsteuerabzug kommen.
Notieren der Rechnungsdaten
Wenn alle Daten vorhanden und korrekt sind, werden sie in das Abrechnungssystem eingegeben. Dies kann manuell gemacht oder von einer Software übernommen werden.
Gute Rechnungsmanagement Software lesen Ihre Rechnungen automatisch aus, mit sogenannten OCR-Scannern (Optical Character Recognition) und fügen die Stammdaten von Debitoren und Kreditoren automatisch ein. Damit sparen Sie sich wertvolle Administrationszeit.
Rechnung korrekt speichern
Nur das Prüfen, Auslesen und Vorkontieren einer Rechnung ist nicht genug. Denn für Unternehmen ist es von höchster Bedeutung, dass Rechnungen nicht verloren gehen oder nur schwer zu finden sind. Dies sollte in einem so wichtigen Bereich wie dem Rechnungswesen nicht passieren.
Deswegen ist es fester Bestandteil des Prozesses, mit sauberen Ablagestrukturen oder digitalen Tools, Rechnungen mit System abzulegen. Legen Sie Ihre Rechnungen mit System ab und GoBD-konform in Ihren Buchhaltungsystemen ab, können sie diese jederzeit abrufen sollte z.B. ein Prüfer nach Rechnungen für gewisse Lieferanten oder Zeitperioden fragen.
Rechnung genehmigen lassen
Nach der Überprüfung der Rechnung wird sie an eine Führungskraft des Unternehmens weitergeleitet, die ihr Okay geben, die Rechnung aber auch ablehnen kann. In vielen Fällen passiert dieser Schritt heute noch, indem der Führungskraft ein Stapel Rechnungen auf den Schreibtisch gelegt. Klarerweise lassen sich hier eindeutige Kosteneinsparungen realisieren, indem die Rechnungen digital weitergeleitet werden anhand eine Rechnungsfreigabe-Software, und diese dort genehmigt wird.
Rechnung bezahlen
Im letzten Schritt wird der Prozess mit der Zahlung abgeschlossen. Hierbei gibt es nicht nur die traditionelle Zahlungsmethode per Überweisung, sondern auch innovative alternative Finanzierungsformen wie die Einkaufsfinanzierung und B2B Buy-Now-Pay-Later, mit welche die Liquidität kurzfristig hochgehalten werden kann.
Sie können sich nun sicher sein, dass die Rechnung korrekt und vollständig ist, dass Sie alles erhalten haben, wofür Sie bezahlen und die Unterlagen gespeichert sind - für den Fall der Fälle.
Warum digitales Rechnungsmanagement sinnvoll ist
Papierrechnungen verlängern den Prozess und können auf dem Weg von einer Abteilung zur nächsten verloren gehen. Wenn dies nicht auffällt, wird die Zahlung möglicherweise vergessen und Sie müssen mit zusätzlichen Kosten einer Mahnung rechnen.
Wenn Sie den Prozess des Rechnungsmanagements so effizient wie möglich machen möchten, lohnt es sich, über eine Rechnungsmanagement Software nachzudenken. Dadurch können Sie Bearbeitungszeiten so gering wie möglich halten und sparen nicht nur Mahngebühren ein, sondern auch Zeit und Personal.
Fazit
Mit einem sauberen Rechnungsmanagement sparen Sie Geld. Ressourcen wie zum Beispiel Personal, Zeit und eine Rechnungssoftware sind an dieser Stelle genau richtig eingesetzt! Freuen Sie sich über jeden Euro, der bei Ihnen bleibt. Außerdem werden Sie zu einem beliebten Kooperationspartner, wenn Rechnungen pünktlich bezahlt werden.
